Worauf es bei Home-Office Vereinbarungen ankommt – eine Checkliste für Arbeitgeber

Was hat der Arbeitgeber eigentlich zu beachten, wenn Mitarbeiter ganz oder teilweise im Home-Office oder mobil arbeiten? Was gehört in eine „Home-Office Vereinbarung“ und worum geht es dabei? Christian Willert von der Berliner Rechtsanwaltskanzlei HÄRTING gibt in seinem Gastbeitrag Antworten.

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Inhaltsverzeichnis

Was unterscheidet „Home-Office“ und „Mobile-Office“?

Der Begriff „Home-Office“ ist umgangssprachlich geprägt. In § 2 VII ArbStättV (Arbeitsstättenverordnung) sind Telearbeitsplätze vom Arbeitgeber fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich der Beschäftigten, für die der Arbeitgeber eine mit den Beschäftigten vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit und die Dauer der Einrichtung festgelegt hat.

Wird die Arbeitsleistung von einer privaten Wohnung aus erbracht, liegt „häusliche Telearbeit“ oder auch „Home-Office“ vor. Abzugrenzen von der häuslichen Telearbeit ist die Arbeit von unterwegs, also die ortsungebundene Arbeit, die sog. „mobile Telearbeit“ oder „Mobile- Office“ genannt, wie z.B. in der Bahn, im Restaurant oder im Park.

Ordnungswidrigkeitsverfahren können Arbeitgeber drohen, wenn bspw. aus Gründen der „Vereinfachung“ statt einer Vereinbarung zu einem häuslichen Telearbeitsplatz eine Vereinbarung zur mobilen Arbeit getroffen wird.

Ist beispielsweise eine solche Regelung nicht datenschutzkonform, sieht die Datenschutzgrundverordnung empfindliche Bußgelder vor – nebst der Einleitung von Verfahren durch die Datenschutzbehörde. Verstöße des Arbeitgebers gegen den Arbeitsschutz stellen gleichermaßen bußgeldbewehrte Ordnungswidrigkeitsverfahren dar.

Was Arbeitgeber in einer Home-Office Vereinbarung berücksichtigen sollten

Die Vereinbarung für Home-Office bzw. Mobile-Office kann im Arbeitsvertrag, einem Nachtrag zum Arbeitsvertrag oder in Betrieben, in denen ein Betriebsrat gebildet ist, auch durch eine Betriebsvereinbarung gestaltet werden.

Arbeitgebern ist zu empfehlen, für das Arbeiten im Home-Office/Mobile-Office Regelungen über die folgenden Punkte zu vereinbaren:

1. Geeignete Tätigkeit
Bevor über Home-Office mit dem Mitarbeiter gesprochen wird, sollte geprüft werden, ob und wenn ja, welche Tätigkeiten des individuellen Arbeitsplatzes sinnvoll außerhalb des Betriebes erledigt werden können und ob diese Aufgaben und der jeweilige Mitarbeiter überhaupt für Home-Office oder ein Mobile- Office geeignet sind.

Persönliche Voraussetzung ist, wie stets im Arbeitsverhältnis, ein umfassendes Vertrauen sowie eine ausreichende Sensibilisierung oder auch Schulung des Mitarbeiters zu den Themen Verschwiegenheit, des Schutzes von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen sowie des Datenschutzes und der Datensicherheit.

2. Arbeitsort
Bei Home-Office ist der Arbeitsort fest zu bestimmen, also die häusliche Arbeitsstätte, von der der Mitarbeiter seine Arbeitsleistung erbringt. Mobile-Office lässt ein noch freieres Arbeiten zu, da der Arbeitsort im Mobile-Office keine Rolle mehr spielt.

Die Wohnung des Arbeitnehmers ist nach Art. 13 I GG grundgesetzlich geschützt. Dies ist bspw. abzuwägen bei einem Besuchsrecht oder Besuchswunsch des Arbeitgebers in dem Zuhause des Arbeitnehmers. Im Mobile-Office spielt dies wiederum keine Rolle.

3. Arbeitszeit
Ein besonders wichtiger regelungsbedürftiger Punkt ist das Thema Arbeitszeit. Verstöße des Arbeitgebers bspw. gegen die tägliche Höchstarbeitszeit des Beschäftigten oder die Ruhezeit stellen Ordnungswidrigkeitstatbestände dar und können mit erheblichen Geldbußen geahndet werden.

Das Arbeitszeitgesetz gilt ohne Wenn und Aber für das Home-Office und ebenso für das Mobile-Office. Arbeitnehmer haben also vor allem die Pausenregelungen gem. § 4 ArbZG, die Ruhezeiten gem. § 5 ArbZG sowie die Höchstgrenzen von § 3 ArbZG einzuhalten. Arbeitsunterbrechungen (z.B. im Mobile-Office bei Umsteigezeiten bei Arbeiten im Zug) sollten erfasst werden. Der Arbeitgeber ist auf der sicheren Seite, wenn er ein System zur Arbeitszeiterfassung für sein „remote“ tätiges Personal einsetzt.

4. Arbeitsschutz
Ebenso wichtig ist die Einhaltung des Arbeitgebers von Gesetzen und Verordnungen zum Arbeitsschutz, was das Home-Office anbelangt. Im Mobile-Office ist dies weniger von Bedeutung. Der Home-Office Arbeitsplatz muss sich also in einem Raum befinden, der grundsätzlich zum Aufenthalt von Personen erlaubt ist. Der Arbeitsplatz muss den Vorgaben des Arbeitsschutzes entsprechen. An eine Kontrollmöglichkeit des Arbeitgebers ist zu denken, damit dieser seinen Pflichten im Rahmen des Arbeitsschutzes nachkommen kann.

5. Arbeitsmittel und Aufwendungsersatz
Für die Aufwände, die der Mitarbeiter bei der Nutzung seines Home-Office Arbeitsplatzes hat, ist es ratsam, eine Kostenpauschale zu vereinbaren. Diese Pauschale deckt die Aufwände des Mitarbeiters bspw. für Miete, Licht, Abnutzung von Mobiliar und Geräten etc. ab. Es handelt sich um eine der Sozialversicherungspflicht unterliegende finanzielle Leistung des Arbeitgebers.

Soll der Arbeitnehmer eigene Arbeitsmittel nutzen, bzw. hat er diese aus überwiegendem Interesse des Arbeitgebers für sich angeschafft, kann der Arbeitnehmer gegen den Arbeitgeber Aufwendungsersatzansprüche gem. § 670 BGB geltend machen, für Kosten, die der Mitarbeiter nach den Umständen entsprechend, für erforderlich halten durfte.

6. Geheimhaltung und Verschwiegenheit
Besonderes Augenmerk ist immer auf die Regelung zur Verschwiegenheit und zur Geheimhaltung zu legen. Es muss sichergestellt werden, dass häusliche Mitbewohner, Besucher oder Gäste des Arbeitnehmers keine Möglichkeit haben, auf die Daten des Arbeitgebers zuzugreifen. Dies gilt umso mehr für Schutzvorkehrungen wie den Bildschirm- und Tastaturschutz im Mobile-Office. Der Arbeitgeber sollte sich auch ein System überlegen, wie Passwörter zu generieren sind, wo diese hinterlegt werden und wann sie geändert werden müssen. Informationsplichten bei Einbruch oder im Mobile-Office bei Verlust von Geräten sind ebenso zu berücksichtigen.

7. Rückholmöglichkeit
Die betriebliche Organisation von Arbeitsabläufen mag sich ändern. Nicht immer verläuft Arbeiten im Home-Office oder Mobile-Office mit den Mitarbeitern so, wie sich der Arbeitgeber das gewünscht hat. Damit der Arbeitgeber seinen Beschäftigten zurück in den Betrieb holen kann, ist zwingend eine Rückholregelung in der Home/Mobile-Office Vereinbarung zu treffen.

Datenschutz und Datensicherheit im Home-Office

Neben den von dem Arbeitgeber einzuhaltenden arbeitsrechtlichen Vorschriften stellen sich außerdem die Themen des Datenschutzes und der Datensicherheit. Das Home-Office und das mobile Office sind durch den Arbeitgeber datenschutzkonform einzurichten.

Typischerweise wird ein Arbeitnehmer im Home-Office und im Mobile-Office mit personenbezogenen Daten arbeiten, spätestens durch das Nutzen seines dienstlichen E-Mail-Zugangs. Der Arbeitgeber bleibt für diese Daten einschließlich ihrer Sicherheit verantwortlich, da der Arbeitnehmer nicht „Dritter“ nach den gesetzlichen Regelungen der DSGVO ist, sondern weisungsgebunden bleibt.

Der Arbeitgeber muss also bei der Verarbeitung personenbezogener Daten im Home-Office und im Mobile-Office die nach Art. 32 DSGVO erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen umsetzen.

Mithin ist es – flankierend zu den arbeitsrechtlichen Regelungen zwingend erforderlich – bei der Umsetzung von Home- oder Mobile-Office die Bestimmungen zum Datenschutz und zur Datensicherheit abzubilden.

Der Arbeitgeber hat zu überlegen, welche technische Ausstattung gewählt wird, also beispielsweise Geräte, die einen bestimmten Mindestsicherheitsstandard und ein bestimmtes Sicherheitsniveau gewährleisten.

Zu überlegen ist außerdem, wie datenschutzrechtliche Risiken bei Arbeitsabläufen vermieden werden können, wie bspw. Verschlüsselungskonzepte oder bei Zugriffen auf die firmeneigene Infrastruktur wie VPN.

Fazit

Arbeitgebern ist zu empfehlen, vor Umsetzung Ihrer betrieblichen Organisation im Bereich von Home-Office und mobilem Arbeiten zu prüfen, welche Form der Remote-Arbeit überhaupt gegeben ist.

Während bestimmte Regelungspunkte bei beiden Arbeitsformen identisch sind, wie beispielweise die Einhaltung der Regelungen zum Arbeitszeitgesetz, kann es ganz erhebliche Unterschiede bei der Gestaltung eines gesetzeskonformen Arbeitsschutzes, dem Schutz von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen und dem Datenschutz geben. In einem jeden Fall sollten die Vorgaben für Home-Office und mobiler Arbeit in einer schriftlichen Vereinbarung zwischen den Parteien des Arbeitsverhältnisses geregelt werden. Last but not least ist schließlich auch eine konkrete Bestimmung zur Rückholung des Mitarbeiters aus dem Home-Office oder dem mobilen Arbeiten in den Betrieb zu treffen.

Rechtsanwalt Christian Willert

Über den Autor

Christian Willert ist Fachanwalt für Arbeitsrecht und Partner der renommierten Berliner Rechtsanwaltskanzlei HÄRTING.

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