Homeoffice Regelung: Eine Checkliste für die Homeoffice Vereinbarung

Was gehört in eine „Homeoffice Vereinbarung“ und worum geht es bei der Homeoffice Regelung? Unser Gastautor, Christian Willert von der Berliner Rechtsanwaltskanzlei HÄRTING, gibt  Antworten und zeigt eine Checkliste.

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Inhaltsverzeichnis

Homeoffice bedarf einer klaren Vereinbarung und Regelung

Für eine Homeoffice Vereinbarung stellt sich die Frage wo sich der Arbeitsplatz befindet bzw. befinden soll. Hierbei werden die Begriffe Homeoffice, mobile Arbeit und Telearbeit umgangssprachlich häufig verwechselt.

Der Begriff „Home-Office“  oder „Homeoffice“ ist umgangssprachlich geprägt und meint in der Regel den Arbeitsplatz Zuhause im Sinne der Telearbeit. 

Nach § 2 VII ArbStättV (Arbeitsstättenverordnung) ist ein „Telearbeitsplatz“ ein vom Arbeitgeber fest eingerichteter Arbeitsplatz mit Bildschirm im Privatbereich der Beschäftigten. Hierfür vereinbart der Arbeitgeber mit den Beschäftigten eine wöchentliche Arbeitszeit und die Dauer der Einrichtung.

Wird die Arbeitsleistung von einer privaten Wohnung also am häuslichen Arbeitsplatz erbracht, liegt „häusliche Telearbeit“ vor. Abzugrenzen von der häuslichen Telearbeit ist die Arbeit von unterwegs, also die ortsungebundene Arbeit, die sog. „mobile Telearbeit“ oder „Mobile-Office“ genannt, wie z.B. in der Bahn, im Restaurant oder im Park.

Die rechtlichen Anforderungen, die sich an einen Telearbeitsplatz richten oder aus der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ergeben, sind relativ hoch. Manch ein Arbeitgeber neigt an der Stelle dazu, zu vereinfachen und eine Homeoffice Regelung zu treffen.  

Ordnungswidrigkeitsverfahren können Arbeitgeber drohen, wenn statt einer Vereinbarung zu einem häuslichen Telearbeitsplatz eine Vereinbarung zur mobilen Arbeit getroffen wird, obwohl in der Praxis ein häuslicher Telearbeitsplatz vorliegt.

Solch eine „Vereinfachung“ wird gerne genutzt, um Verpflichtungen zu umgehen. Ist jedoch beispielsweise eine solche Homeoffice Regelung nicht datenschutzkonform, sieht die Datenschutz-Grundverordnung empfindliche Bußgelder vor – nebst der Einleitung von Verfahren durch die Datenschutzbehörde. Verstöße des Arbeitgebers gegen den Arbeitsschutz stellen gleichermaßen bußgeldbewehrte Ordnungswidrigkeitsverfahren dar.

Checkliste für eine Home-Office Vereinbarung

Die Vereinbarung für das Homeoffice im Sinne des Telearbeitsplatzes oder das mobile Arbiten kann im Arbeitsvertrag, in einem Nachtrag zum Arbeitsvertrag oder in Betrieben, in denen ein Betriebsrat gebildet ist, auch durch eine Betriebsvereinbarung getroffen werden.

Die folgenden Punkte dienen als Checkliste für eine Home-Office Vereinbarung:

1. Geeignete Tätigkeit
Im ersten Schritt sollte geprüft werden, ob und wenn ja, welche Tätigkeiten außerhalb des Betriebes erledigt werden können und sollen. Die entsprechenden Aufgaben und Tätigkeiten können in der Homeoffice-Vereinbarung festgeschrieben werden.

Es sollte auch geprüft werden, ob diese Aufgaben und der jeweilige Mitarbeiter überhaupt für das mobile oder häusliche Arbeiten geeignet sind. Voraussetzung sind ein umfassendes Vertrauen sowie eine ausreichende Sensibilisierung oder auch Schulung des Mitarbeiters zu den Themen Verschwiegenheit, des Schutzes von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen sowie des Datenschutzes und der Datensicherheit („Security Awareness“).

2. Arbeitsort
Bei Home-Office ist der Arbeitsort fest zu bestimmen, also die häusliche Arbeitsstätte, von der der Mitarbeiter seine Arbeitsleistung erbringt. Das mobile Arbeiten lässt ein noch freieres Arbeiten zu, da der Arbeitsort im Mobile-Office keine Rolle spielt.

Die Wohnung des Arbeitnehmers ist nach Art. 13 I GG grundgesetzlich geschützt. Dies ist bspw. abzuwägen bei einem Besuchsrecht oder Besuchswunsch des Arbeitgebers in dem Zuhause des Arbeitnehmers. Im Mobile-Office spielt dies wiederum keine Rolle.

3. Arbeitszeit
In eine Homeoffice Regelung gehört auch das Thema Arbeitszeit. Verstöße des Arbeitgebers bspw. gegen die tägliche Höchstarbeitszeit des Beschäftigten oder die Ruhezeit stellen Ordnungswidrigkeitstatbestände dar und können mit erheblichen Geldbußen geahndet werden.

Das Arbeitszeitgesetz gilt ohne Wenn und Aber für das Home-Office und ebenso für das Mobile-Office. Arbeitnehmer haben also vor allem die Pausenregelungen gem. § 4 ArbZG, die Ruhezeiten gem. § 5 ArbZG sowie die Höchstgrenzen von § 3 ArbZG einzuhalten. Arbeitsunterbrechungen (z.B. im Mobile-Office bei Umsteigezeiten bei Arbeiten im Zug) sollten erfasst werden. Der Arbeitgeber ist auf der sicheren Seite, wenn er ein System zur Arbeitszeiterfassung für sein „remote“ tätiges Personal einsetzt.

4. Arbeitsschutz
Ebenso wichtig ist die Einhaltung des Arbeitgebers von Gesetzen und Verordnungen zum Arbeitsschutz, was das Home-Office anbelangt. Im Mobile-Office ist dies weniger von Bedeutung. Der Home-Office Arbeitsplatz muss sich also in einem Raum befinden, der grundsätzlich zum Aufenthalt von Personen erlaubt ist. Der Arbeitsplatz muss den Vorgaben des Arbeitsschutzes entsprechen. An eine Kontrollmöglichkeit des Arbeitgebers ist zu denken, damit dieser seinen Pflichten im Rahmen des Arbeitsschutzes nachkommen kann.

5. Arbeitsmittel und Aufwendungsersatz
Für die Aufwände, die der Mitarbeiter bei der Nutzung seines Home-Office Arbeitsplatzes hat, ist es ratsam, eine Kostenpauschale zu vereinbaren. Diese Pauschale deckt die Aufwände des Mitarbeiters bspw. für Miete, Licht, Abnutzung von Mobiliar und Geräten etc. ab. Es handelt sich um eine der Sozialversicherungspflicht unterliegende finanzielle Leistung des Arbeitgebers.

Soll der Arbeitnehmer eigene Arbeitsmittel (z.B. privater PC im Homeoffice) nutzen bzw. hat er diese aus überwiegendem Interesse des Arbeitgebers für sich angeschafft, kann der Arbeitnehmer gegen den Arbeitgeber Aufwendungsersatzansprüche gem. § 670 BGB geltend machen. Hierbei kann der Mitarbeiter die Kosten geltend machen, die er den Umständen entsprechend für erforderlich halten durfte.

6. Geheimhaltung und Verschwiegenheit
Besonderes Augenmerk ist immer auf die Regelung zur Verschwiegenheit und zur Geheimhaltung zu legen. Es muss sichergestellt werden, dass häusliche Mitbewohner, Besucher oder Gäste des Arbeitnehmers keine Möglichkeit haben, auf die Daten des Arbeitgebers zuzugreifen. Dies gilt umso mehr für Schutzvorkehrungen wie den Bildschirm- und Tastaturschutz im Mobile-Office. Der Arbeitgeber sollte sich auch ein System überlegen, wie Passwörter zu generieren sind, wo diese hinterlegt werden und wann sie geändert werden müssen. Informationsplichten bei Einbruch oder im Mobile-Office bei Verlust von Geräten sind ebenso zu berücksichtigen.

7. Rückholmöglichkeit
Die betriebliche Organisation von Arbeitsabläufen mag sich ändern. Nicht immer verläuft Arbeiten im Home-Office oder Mobile-Office mit den Mitarbeitern so, wie sich der Arbeitgeber das gewünscht hat. Damit der Arbeitgeber seinen Beschäftigten zurück in den Betrieb holen kann, sollte in einer Homeoffice-Vereinbarung zwingend eine Rückholregelung getroffen werden.

Datenschutz in der Homeoffice Vereinbarung

Neben den von dem Arbeitgeber einzuhaltenden arbeitsrechtlichen Vorschriften stellen sich außerdem die Themen des Datenschutzes und der Datensicherheit. Unabhängig davon, ob der Mitarbeiter mobil arbeitet oder Zuhause, muss der Arbeitgeber die Einhaltung des Datenschutzes sicherstellen und vereinbaren.

Typischerweise nutzt ein Arbeitnehmer personenbezogenen Daten, spätestens durch den dienstlichen E-Mail-Zugang. Der Arbeitgeber bleibt für diese Daten einschließlich ihrer Sicherheit verantwortlich, da der Arbeitnehmer nicht „Dritter“ nach den gesetzlichen Regelungen der DSGVO ist, sondern weisungsgebunden bleibt.

Der Arbeitgeber muss bei der Verarbeitung personenbezogener Daten auch im Homeoffice oder mobilen Arbeitsplatz die nach Art. 32 DSGVO erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen umsetzen.

Mithin ist es – flankierend zu den arbeitsrechtlichen Regelungen zwingend erforderlich – bei der Homeoffice-Regelung die Bestimmungen zum Datenschutz und zur Datensicherheit abzubilden.

Der Arbeitgeber hat zu überlegen, welche technische Ausstattung gewählt wird, also beispielsweise Geräte, die einen bestimmten Mindestsicherheitsstandard und ein bestimmtes Sicherheitsniveau gewährleisten.

Zu überlegen ist außerdem, wie datenschutzrechtliche Risiken bei Arbeitsabläufen vermieden werden können, wie bspw. Verschlüsselungskonzepte oder bei Zugriffen auf die firmeneigene Infrastruktur wie VPN. An der Stelle sind technisch-organisatorische Maßnahmen (TOM) im Homeoffice im Sinne des Datenschutz nach DSGVO gefragt.

TIPP: Die bayrische Datenschutzbehörde hat hat anlässlich der Corona-Pandemie und der damit verbundenen Häufung von Arbeit im Homeoffice im Mai „Best Practice“-Kriterien herausgegeben, die aus datenschutzrechtlicher Sicht erforderlich seien und zur Orientierung hilfreich sein können.

Fazit

Arbeitgebern ist zu empfehlen, vor Umsetzung Ihrer betrieblichen Organisation im Bereich von Home-Office und mobilem Arbeiten zu prüfen, welche Form der Remote-Arbeit überhaupt gegeben ist.

Während bestimmte Regelungspunkte bei beiden Arbeitsformen identisch sind, wie beispielweise die Einhaltung der Regelungen zum Arbeitszeitgesetz, kann es ganz erhebliche Unterschiede bei der Gestaltung eines gesetzeskonformen Arbeitsschutzes, dem Schutz von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen und dem Datenschutz geben. In einem jeden Fall sollten die Vorgaben für Home-Office und mobiler Arbeit in einer schriftlichen Vereinbarung zwischen den Parteien des Arbeitsverhältnisses geregelt werden.

Last but not least, ist auch eine konkrete Bestimmung zur Rückholung des Mitarbeiters aus dem Home-Office oder dem mobilen Arbeiten in den Betrieb zu treffen.

Rechtsanwalt Christian Willert

Über den Autor

Christian Willert ist Fachanwalt für Arbeitsrecht und Partner der renommierten Berliner Rechtsanwaltskanzlei HÄRTING.

Wir möchten darauf hinweisen, dass wir keine Rechtsberatung anbieten und der vorliegende Artikel lediglich ein Informationsangebot darstellt. Wir übernehmen keine Gewähr auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Des Weiteren haben wir im Artikel aus Gründen der Einfachheit die männliche Schreibweise der „Mitarbeiter“ gewählt. Gemeint sind selbstverständlich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gleichermaßen. Gleichberechtigung und Vielfalt sind uns wichtig!

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