Wie Sie mit Homeoffice stufenweise zur hybriden Organisation werden

Die Pandemie hat in k├╝rzester Zeit f├╝r die Einf├╝hrung von Homeoffice gesorgt. Dabei ist Homeoffice mehr als eine ├ťbergangsl├Âsung in der Krise. In diesem Artikel beschreiben wir die wichtigsten Handlungsbereiche, um das Unternehmen stufenweise von einer zentralen zu einer dezentralen oder zumindest hybriden Organisation zu transformieren.┬á

Inhaltsverzeichnis

Viele Unternehmen haben kurzfristig Homeoffice angeordnet. Die f├╝r die Businesswelt ├╝bliche ÔÇ×systematischeÔÇť und geplante Einf├╝hrung blieb gezwungenerma├čen aus und wird nun nachgeholt. Unternehmen wie Contact-Center fragen sich, wie ÔÇ×richtigesÔÇť Homeoffice geht und welche Handlungsfelder die wichtigsten sind, um die Vorteile von Homeoffice ┬áerfolgreich zu nutzen. Anhand von vier Bereichen lassen sich die organisationalen Homeoffice F├Ąhigkeiten feststellen und Handlungsfelder ableiten. Neben der Aufbau- und Ablauforganisation, geh├Âren die Potenziale der vorhandenen und der zu rekrutierenden Mitarbeiter und F├╝hrungskr├Ąfte genauso auf den Pr├╝fstand, genauso wie die technischen und rechtlichen Voraussetzungen. Damit machen Sie den ersten Schritt, um das Unternehmen von einer zentralen Organisation zu einer hybriden Organisation zu transformieren, in der Mitarbeiter sowohl im B├╝ro vor Ort als auch im Homeoffice arbeiten k├Ânnen.

F├╝hren Sie Homeoffice stufenweise ein

Nach dieser ersten Pr├╝fung werden Chancen und Herausforderungen sichtbar und die n├Ąchsten Schritte planbar, um die Organisation f├╝r Homeoffice oder Work@Home fit zu machen. Auf diese Weise kann das Unternehmen zu einer hybriden Arbeitsorganisation und in der n├Ąchsten Entwicklungsstufe zu einer komplett dezentralen Organisation weiterentwickelt werden. Unternehmen durchlaufen bei dieser organisationalen Transformation mehrere Phasen: Mit einem Pilotprojekt k├Ânnen erste Erfahrungen gesammelt werden. Mit der hybriden Organisation k├Ânnen die Pr├Ąsenzarbeit und Homeoffice parallel genutzt werden. Die vollst├Ąndige dezentrale Organisation bietet keine zentralen B├╝ros und Arbeitsfl├Ąchen an, wie sie in der Arbeitswelt (noch) ├╝blich sind. Die hybride Organisation ist zwar in vielen Unternehmen bereits gelebte Realit├Ąt, wird jedoch eher geduldet und ohne strategische Relevanz nachrangig behandelt. Erfolgreiche Homeoffice Strukturen brauchen einen Fahrplan auch wenn die Mitarbeiter nur zeitweise im Homeoffice arbeiten. Die nachfolgenden vier Handlungsbereiche sind ein erster Schritt.

Sind die Prozesse und Strukturen Homeoffice geeignet?

Im Fokus der ersten Frage stehen die Prozesse und Strukturen der Organisation und umfasst den digitalen Reifegrad, F├╝hrungsstrukturen und Arbeitsprozesse gleicherma├čen. Machen Sie einen IT-Readiness-Check! Wie flexibel und skalierbar ist die Unternehmens-IT? D├╝rfen Mitarbeiter eigene private Rechner f├╝r gesch├Ąftliche Zwecke nutzen (BYOD)? Welche F├╝hrungs- und Vertrauenskultur herrscht im Unternehmen? Wie und wann kommunizieren Mitarbeiter miteinander? Einen sinnvollen Ausgangspunkt bilden hierarchie├╝bergreifende Befragungen und Analysen, deren Ergebnisse verdichtet und als m├Âgliche Ma├čnahmen formuliert werden. Wenn beispielsweise regelm├Ą├čige Meetings an der Tagesordnung sind, stellt sich die Frage, mit welchen M├Âglichkeiten diese entweder virtualisiert oder an Pr├Ąsenztagen geb├╝ndelt werden k├Ânnen. Wenn beispielsweise Kundenkontakt stattfindet, stellt sich die Frage, wie der Datenschutz und der Anspruch an die Servicequalit├Ąt im Homeoffice sichergestellt werden kann. Eskalationspfade und Kommunikationsprozesse m├╝ssen intensiv und im Detail beleuchtet werden. Wie sieht der Sozialraum ohne Pr├Ąsenzfl├Ąche aus und wie kann Teamspirit und Austausch erfolgen, wenn die Arbeit nicht mehr nebeneinander erfolgt?

Geht Homeoffice ohne Internet?

Die Politik hat zwar die fl├Ąchendeckende Versorgung mit schnellem Internet zum Ziel erkl├Ąrt, jedoch sieht die Realit├Ąt in l├Ąndlichen Regionen h├Ąufig anders aus. Ganz gleich, ob das┬áHomeoffice im Lieblingskaffee oder Zuhause ist, im Cloud-Zeitalter ist ohne eine schnelle Internet-Anbindung Homeoffice kaum m├Âglich. Es stellt sich die Frage, wie die Daten├╝bertragung und lokale Updates sicher und schnell organisiert werden k├Ânnen und die Telefonie verlustfrei in guter Sprachqualit├Ąt sichergestellt werden kann. Im Kontext von Customer Care Centern oder Contact Centern m├╝ssen IT-L├Âsungen wie ACD, Workforce Management, Recording und Monitoring auf den Pr├╝fstand, ob und in welcher Form sie dezentrales Arbeiten unterst├╝tzen.

Wie schutzw├╝rdig sind Daten im Homeoffice?

Das┬áHomeoffice kann an vielen Orten sein┬á doch nicht jeder ist aus Sicht der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) erlaubt. Bei Planung und Einf├╝hrung von Homeoffice sollte die Schutzw├╝rdigkeit der Daten bewertet und entsprechende Regeln und Ma├čnahmen umgesetzt werden. Je sensibler personenbezogene Daten sind, desto st├Ąrker sollten sie gesch├╝tzt werden. Voraussetzung f├╝r die Verarbeitung von Kundendaten im Homeoffice sind umfassende technische und organisatorische Ma├čnahmen zum Schutz der Daten. Zu Kundendaten z├Ąhlen beispielsweise Daten wie Name, Anschrift sowie Informationen ├╝ber die genutzten Produkte und Dienste. F├╝r die Verarbeitung von personenbezogenen Daten gelten am heimischen Arbeitsplatz dieselben Voraussetzungen wie im Unternehmen: von der Sicherung gegen unbefugten Zutritt oder Zugriff bis hin zur Manipulationssicherheit und Zugriffsdokumentation. Auch arbeitsrechtliche Implikationen gilt es zu beachten, je nachdem ob Homeoffice einzelvertraglich oder auf Betriebsebene umgesetzt werden soll.

Trusted Secure DesktopF├╝r die DSGVO-konforme Verarbeitung von Kundendaten im Homeoffice bietet sich eine Datensicherheitsl├Âsung wie TSD┬áan. Handelt es sich ÔÇ×nurÔÇť technische Informationen eines Helpdesk, die in einer Wissensdatenbank gesammelt bereitgestellt werden, sind die rechtlichen H├╝rden nicht ganz so hoch. Die IT-Sicherheit des Unternehmens sollte dennoch sicherstellen, dass Daten nicht ausgesp├Ąht werden, und, dass das Wissen des Unternehmens nicht widerrechtlich abflie├čen kann.

F├╝r welche Mitarbeiter ist Homeoffice geeignet?

Es liegt auf der Hand, dass nicht jeder Mitarbeiter gewillt oder geeignet ist, im Homeoffice zu arbeiten. Ein Teil der von Corona quasi zwangsweise ins Homeoffice versetzten Mitarbeiter sehnt sich ins B├╝ro zur├╝ck. Andere wiederum k├Ânnen sich das gar nicht mehr vorstellen und wollen am liebsten nur noch von Zuhause arbeiten. Die Leistungsf├Ąhigkeit eines Mitarbeiters hat im Homeoffice entsprechend zugenommen oder ist gesunken. Neben dieser grundlegenden Einstellung und Motivation der betroffenen Heimarbeiter, stellt sich die Frage nach der Eignung und den Pers├Ânlichkeitseigenschaften. Die Beurteilung, ob Mitarbeiter f├╝r das Homeoffice und die dezentrale Arbeit geeignet sind, ist vielschichtig. Einen L├Âsungsansatz liefern Pers├Ânlichkeits-Profilings, um Eigenschaften wie die Selbstmotivation, Eigenverantwortung, Selbstdisziplin und Konzentrationsf├Ąhigkeit eines Homeoffice Mitarbeiters zu analysieren. Das entsprechende Eignungsprofil kann F├╝hrungskr├Ąften helfen, den passenden F├╝hrungsstil zu finden und optimale Prozesse und Abl├Ąufe zu definieren.

Wir m├Âchten darauf hinweisen, dass wir keine Rechtsberatung anbieten und der vorliegende Artikel lediglich ein Informationsangebot darstellt. Wir ├╝bernehmen keine Gew├Ąhr auf Vollst├Ąndigkeit und Richtigkeit. Des Weiteren haben wir im Artikel aus Gr├╝nden der Einfachheit die m├Ąnnliche Schreibweise der ÔÇ×MitarbeiterÔÇť gew├Ąhlt. Gemeint sind selbstverst├Ąndlich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gleicherma├čen. Gleichberechtigung und Vielfalt sind uns wichtig!

├ťBER UNS

GEFTA ist Spezialist f├╝r Remote Work. Bereits seit 2012 unterst├╝tzen wir Unternehmen bei der Umsetzung von dezentralen Arbeitspl├Ątzen. Hierf├╝r bieten wir bew├Ąhrte L├Âsungen und kompetente Beratung. Homeoffice ist unsere Leidenschaft und unser Beitrag f├╝r den Klimaschutz: mehr Homeoffice, weniger Pendler, weniger CO2!

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