Wie Sie mit Homeoffice stufenweise zur hybriden Organisation werden
Die Pandemie hat in kürzester Zeit für die Einführung von Homeoffice gesorgt. Dabei ist Homeoffice mehr als eine Übergangslösung in der Krise. In diesem Artikel beschreiben wir die wichtigsten Handlungsbereiche, um das Unternehmen stufenweise von einer zentralen zu einer dezentralen oder zumindest hybriden Organisation zu transformieren.
Inhaltsverzeichnis
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Viele Unternehmen haben kurzfristig Homeoffice angeordnet. Die für die Businesswelt übliche „systematische“ und geplante Einführung blieb gezwungenermaßen aus und wird nun nachgeholt. Unternehmen wie Contact-Center fragen sich, wie „richtiges“ Homeoffice geht und welche Handlungsfelder die wichtigsten sind, um die Vorteile von Homeoffice erfolgreich zu nutzen. Anhand von vier Bereichen lassen sich die organisationalen Homeoffice Fähigkeiten feststellen und Handlungsfelder ableiten. Neben der Aufbau- und Ablauforganisation, gehören die Potenziale der vorhandenen und der zu rekrutierenden Mitarbeiter und Führungskräfte genauso auf den Prüfstand, genauso wie die technischen und rechtlichen Voraussetzungen. Damit machen Sie den ersten Schritt, um das Unternehmen von einer zentralen Organisation zu einer hybriden Organisation zu transformieren, in der Mitarbeiter sowohl im Büro vor Ort als auch im Homeoffice arbeiten können.
Führen Sie Homeoffice stufenweise ein
Nach dieser ersten Prüfung werden Chancen und Herausforderungen sichtbar und die nächsten Schritte planbar, um die Organisation für Homeoffice oder Work@Home fit zu machen. Auf diese Weise kann das Unternehmen zu einer hybriden Arbeitsorganisation und in der nächsten Entwicklungsstufe zu einer komplett dezentralen Organisation weiterentwickelt werden. Unternehmen durchlaufen bei dieser organisationalen Transformation mehrere Phasen: Mit einem Pilotprojekt können erste Erfahrungen gesammelt werden. Mit der hybriden Organisation können die Präsenzarbeit und Homeoffice parallel genutzt werden. Die vollständige dezentrale Organisation bietet keine zentralen Büros und Arbeitsflächen an, wie sie in der Arbeitswelt (noch) üblich sind. Die hybride Organisation ist zwar in vielen Unternehmen bereits gelebte Realität, wird jedoch eher geduldet und ohne strategische Relevanz nachrangig behandelt. Erfolgreiche Homeoffice Strukturen brauchen einen Fahrplan auch wenn die Mitarbeiter nur zeitweise im Homeoffice arbeiten. Die nachfolgenden vier Handlungsbereiche sind ein erster Schritt.
Sind die Prozesse und Strukturen Homeoffice geeignet?
Im Fokus der ersten Frage stehen die Prozesse und Strukturen der Organisation und umfasst den digitalen Reifegrad, Führungsstrukturen und Arbeitsprozesse gleichermaßen. Machen Sie einen IT-Readiness-Check! Wie flexibel und skalierbar ist die Unternehmens-IT? Dürfen Mitarbeiter eigene private Rechner für geschäftliche Zwecke nutzen (BYOD)? Welche Führungs- und Vertrauenskultur herrscht im Unternehmen? Wie und wann kommunizieren Mitarbeiter miteinander? Einen sinnvollen Ausgangspunkt bilden hierarchieübergreifende Befragungen und Analysen, deren Ergebnisse verdichtet und als mögliche Maßnahmen formuliert werden. Wenn beispielsweise regelmäßige Meetings an der Tagesordnung sind, stellt sich die Frage, mit welchen Möglichkeiten diese entweder virtualisiert oder an Präsenztagen gebündelt werden können. Wenn beispielsweise Kundenkontakt stattfindet, stellt sich die Frage, wie der Datenschutz und der Anspruch an die Servicequalität im Homeoffice sichergestellt werden kann. Eskalationspfade und Kommunikationsprozesse müssen intensiv und im Detail beleuchtet werden. Wie sieht der Sozialraum ohne Präsenzfläche aus und wie kann Teamspirit und Austausch erfolgen, wenn die Arbeit nicht mehr nebeneinander erfolgt?
Geht Homeoffice ohne Internet?
Die Politik hat zwar die flächendeckende Versorgung mit schnellem Internet zum Ziel erklärt, jedoch sieht die Realität in ländlichen Regionen häufig anders aus. Ganz gleich, ob das Homeoffice im Lieblingskaffee oder Zuhause ist, im Cloud-Zeitalter ist ohne eine schnelle Internet-Anbindung Homeoffice kaum möglich. Es stellt sich die Frage, wie die Datenübertragung und lokale Updates sicher und schnell organisiert werden können und die Telefonie verlustfrei in guter Sprachqualität sichergestellt werden kann. Im Kontext von Customer Care Centern oder Contact Centern müssen IT-Lösungen wie ACD, Workforce Management, Recording und Monitoring auf den Prüfstand, ob und in welcher Form sie dezentrales Arbeiten unterstützen.
Wie schutzwürdig sind Daten im Homeoffice?
Das Homeoffice kann an vielen Orten sein doch nicht jeder ist aus Sicht der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) erlaubt. Bei Planung und Einführung von Homeoffice sollte die Schutzwürdigkeit der Daten bewertet und entsprechende Regeln und Maßnahmen umgesetzt werden. Je sensibler personenbezogene Daten sind, desto stärker sollten sie geschützt werden. Voraussetzung für die Verarbeitung von Kundendaten im Homeoffice sind umfassende technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten. Zu Kundendaten zählen beispielsweise Daten wie Name, Anschrift sowie Informationen über die genutzten Produkte und Dienste. Für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten gelten am heimischen Arbeitsplatz dieselben Voraussetzungen wie im Unternehmen: von der Sicherung gegen unbefugten Zutritt oder Zugriff bis hin zur Manipulationssicherheit und Zugriffsdokumentation. Auch arbeitsrechtliche Implikationen gilt es zu beachten, je nachdem ob Homeoffice einzelvertraglich oder auf Betriebsebene umgesetzt werden soll.
Für die DSGVO-konforme Verarbeitung von Kundendaten im Homeoffice bietet sich eine Datensicherheitslösung wie TSD an. Handelt es sich „nur“ technische Informationen eines Helpdesk, die in einer Wissensdatenbank gesammelt bereitgestellt werden, sind die rechtlichen Hürden nicht ganz so hoch. Die IT-Sicherheit des Unternehmens sollte dennoch sicherstellen, dass Daten nicht ausgespäht werden, und, dass das Wissen des Unternehmens nicht widerrechtlich abfließen kann.
Für welche Mitarbeiter ist Homeoffice geeignet?
Es liegt auf der Hand, dass nicht jeder Mitarbeiter gewillt oder geeignet ist, im Homeoffice zu arbeiten. Ein Teil der von Corona quasi zwangsweise ins Homeoffice versetzten Mitarbeiter sehnt sich ins Büro zurück. Andere wiederum können sich das gar nicht mehr vorstellen und wollen am liebsten nur noch von Zuhause arbeiten. Die Leistungsfähigkeit eines Mitarbeiters hat im Homeoffice entsprechend zugenommen oder ist gesunken. Neben dieser grundlegenden Einstellung und Motivation der betroffenen Heimarbeiter, stellt sich die Frage nach der Eignung und den Persönlichkeitseigenschaften. Die Beurteilung, ob Mitarbeiter für das Homeoffice und die dezentrale Arbeit geeignet sind, ist vielschichtig. Einen Lösungsansatz liefern Persönlichkeits-Profilings, um Eigenschaften wie die Selbstmotivation, Eigenverantwortung, Selbstdisziplin und Konzentrationsfähigkeit eines Homeoffice Mitarbeiters zu analysieren. Das entsprechende Eignungsprofil kann Führungskräften helfen, den passenden Führungsstil zu finden und optimale Prozesse und Abläufe zu definieren.
Wir möchten darauf hinweisen, dass wir keine Rechtsberatung anbieten und der vorliegende Artikel lediglich ein Informationsangebot darstellt. Wir übernehmen keine Gewähr auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Des Weiteren haben wir im Artikel aus Gründen der Einfachheit die männliche Schreibweise der „Mitarbeiter“ gewählt. Gemeint sind selbstverständlich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gleichermaßen. Gleichberechtigung und Vielfalt sind uns wichtig!