Wie Sie mit Home-Office stufenweise zur hybriden Organisation werden

Die Pandemie hat in k√ľrzester Zeit f√ľr die Einf√ľhrung von Home-Office gesorgt. Dabei ist Home-Office mehr als eine √úbergangsl√∂sung in der Krise. In diesem Artikel beschreiben wir die wichtigsten Handlungsbereiche, um das Unternehmen stufenweise von einer zentralen zu einer dezentralen oder zumindest hybriden Organisation zu transformieren.¬†

Inhaltsverzeichnis

Dossier zu Datenschutz und Datensicherheit im Home-Office

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Viele Unternehmen haben kurzfristig Home-Office angeordnet. Die f√ľr die Businesswelt √ľbliche ‚Äěsystematische‚Äú und geplante Einf√ľhrung blieb gezwungenerma√üen aus und wird nun nachgeholt. Unternehmen wie Contact-Center fragen sich, wie ‚Äěrichtiges‚Äú Home-Office geht und welche Handlungsfelder die wichtigsten sind, um die¬†Vorteile von Home-Office¬†¬†erfolgreich zu nutzen. Anhand von vier Bereichen lassen sich die organisationalen Home-Office F√§higkeiten feststellen und Handlungsfelder ableiten. Neben der Aufbau- und Ablauforganisation, geh√∂ren die Potenziale der vorhandenen und der zu rekrutierenden Mitarbeiter und F√ľhrungskr√§fte genauso auf den Pr√ľfstand, genauso wie die technischen und rechtlichen Voraussetzungen. Damit machen Sie den ersten Schritt, um das Unternehmen von einer zentralen Organisation zu einer hybriden Organisation zu transformieren, in der Mitarbeiter sowohl im B√ľro vor Ort als auch im Home-Office arbeiten k√∂nnen.

F√ľhren Sie Home-Office stufenweise ein

Nach dieser ersten Pr√ľfung werden Chancen und Herausforderungen sichtbar und die n√§chsten Schritte planbar, um die Organisation f√ľr Home-Office oder Work@Home fit zu machen. Auf diese Weise kann das Unternehmen zu einer hybriden Arbeitsorganisation und in der n√§chsten Entwicklungsstufe zu einer komplett dezentralen Organisation weiterentwickelt werden. Unternehmen durchlaufen bei dieser organisationalen Transformation mehrere Phasen: Mit einem Pilotprojekt k√∂nnen erste Erfahrungen gesammelt werden. Mit der hybriden Organisation k√∂nnen die Pr√§senzarbeit und Home-Office parallel genutzt werden. Die vollst√§ndige dezentrale Organisation bietet keine zentralen B√ľros und Arbeitsfl√§chen an, wie sie in der Arbeitswelt (noch) √ľblich sind. Die hybride Organisation ist zwar in vielen Unternehmen bereits gelebte Realit√§t, wird jedoch eher geduldet und ohne strategische Relevanz nachrangig behandelt. Erfolgreiche Home-Office Strukturen brauchen einen Fahrplan auch wenn die Mitarbeiter nur zeitweise im Home-Office arbeiten. Die nachfolgenden vier Handlungsbereiche sind ein erster Schritt.

Sind die Prozesse und Strukturen Home-Office geeignet?

Im Fokus der ersten Frage stehen die Prozesse und Strukturen der Organisation und umfasst den digitalen Reifegrad, F√ľhrungsstrukturen und Arbeitsprozesse gleicherma√üen. Machen Sie einen IT-Readiness-Check! Wie flexibel und skalierbar ist die Unternehmens-IT? D√ľrfen Mitarbeiter eigene private Rechner f√ľr gesch√§ftliche Zwecke nutzen (BYOD)? Welche F√ľhrungs- und Vertrauenskultur herrscht im Unternehmen? Wie und wann kommunizieren Mitarbeiter miteinander? Einen sinnvollen Ausgangspunkt bilden hierarchie√ľbergreifende Befragungen und Analysen, deren Ergebnisse verdichtet und als m√∂gliche Ma√ünahmen formuliert werden. Wenn beispielsweise regelm√§√üige Meetings an der Tagesordnung sind, stellt sich die Frage, mit welchen M√∂glichkeiten diese entweder virtualisiert oder an Pr√§senztagen geb√ľndelt werden k√∂nnen. Wenn beispielsweise Kundenkontakt stattfindet, stellt sich die Frage, wie der Datenschutz und der Anspruch an die Servicequalit√§t im Home-Office sichergestellt werden kann. Eskalationspfade und Kommunikationsprozesse m√ľssen intensiv und im Detail beleuchtet werden. Wie sieht der Sozialraum ohne Pr√§senzfl√§che aus und wie kann Teamspirit und Austausch erfolgen, wenn die Arbeit nicht mehr nebeneinander erfolgt?

Geht Home-Office ohne Internet?

Die Politik hat zwar die fl√§chendeckende Versorgung mit schnellem Internet zum Ziel erkl√§rt, jedoch sieht die Realit√§t in l√§ndlichen Regionen h√§ufig anders aus. Ganz gleich, ob das¬†Home-Office im Lieblingskaffee oder Zuhause¬†ist, im Cloud-Zeitalter ist ohne eine schnelle Internet-Anbindung Home-Office kaum m√∂glich. Es stellt sich die Frage, wie die Daten√ľbertragung und lokale Updates sicher und schnell organisiert werden k√∂nnen und die Telefonie verlustfrei in guter Sprachqualit√§t sichergestellt werden kann. Im Kontext von Customer Care Centern oder Contact Centern m√ľssen IT-L√∂sungen wie ACD, Workforce Management, Recording und Monitoring auf den Pr√ľfstand, ob und in welcher Form sie dezentrales Arbeiten unterst√ľtzen.

Wie schutzw√ľrdig sind Daten im Home-Office?

Das¬†Home-Office kann an vielen Orten sein¬† doch nicht jeder ist aus Sicht der EU-Datenschutzgrundverordnung (DGSVO) erlaubt. Bei Planung und Einf√ľhrung von Home-Office sollte die Schutzw√ľrdigkeit der Daten bewertet und entsprechende Regeln und Ma√ünahmen umgesetzt werden. Je sensibler personenbezogene Daten sind, desto st√§rker sollten sie gesch√ľtzt werden. Voraussetzung f√ľr die Verarbeitung von Kundendaten im Home-Office sind umfassende technische und organisatorische Ma√ünahmen zum Schutz der Daten. Zu Kundendaten z√§hlen beispielsweise Daten wie Name, Anschrift sowie Informationen √ľber die genutzten Produkte und Dienste. F√ľr die Verarbeitung von personenbezogenen Daten gelten am heimischen Arbeitsplatz dieselben Voraussetzungen wie im Unternehmen: von der Sicherung gegen unbefugten Zutritt oder Zugriff bis hin zur Manipulationssicherheit und Zugriffsdokumentation. Auch arbeitsrechtliche Implikationen gilt es zu beachten, je nachdem ob Home-Office einzelvertraglich oder auf Betriebsebene umgesetzt werden soll.

Trusted Secure DesktopF√ľr die DGSVO-konforme Verarbeitung von Kundendaten im Home-Office bietet sich eine Datensicherheitsl√∂sung wie TSD¬†an. Handelt es sich ‚Äěnur‚Äú technische Informationen eines Helpdesk, die in einer Wissensdatenbank gesammelt bereitgestellt werden, sind die rechtlichen H√ľrden nicht ganz so hoch. Die IT-Sicherheit des Unternehmens sollte dennoch sicherstellen, dass Daten nicht ausgesp√§ht werden, und, dass das Wissen des Unternehmens nicht widerrechtlich abflie√üen kann.

F√ľr welche Mitarbeiter ist Home-Office geeignet?

Es liegt auf der Hand, dass nicht jeder Mitarbeiter gewillt oder geeignet ist, im Home-Office zu arbeiten. Ein Teil der von Corona quasi zwangsweise ins Home-Office versetzten Mitarbeiter sehnt sich ins B√ľro zur√ľck. Andere wiederum k√∂nnen sich das gar nicht mehr vorstellen und wollen am liebsten nur noch von Zuhause arbeiten. Die Leistungsf√§higkeit eines Mitarbeiters hat im Home-Office entsprechend zugenommen oder ist gesunken. Neben dieser grundlegenden Einstellung und Motivation der betroffenen Heimarbeiter, stellt sich die Frage nach der Eignung und den Pers√∂nlichkeitseigenschaften. Die Beurteilung, ob Mitarbeiter f√ľr das Home-Office und die dezentrale Arbeit geeignet sind, ist vielschichtig. Einen L√∂sungsansatz liefern Pers√∂nlichkeits-Profilings, um Eigenschaften wie die Selbstmotivation, Eigenverantwortung, Selbstdisziplin und Konzentrationsf√§higkeit eines Home-Office Mitarbeiters zu analysieren. Das entsprechende Eignungsprofil kann F√ľhrungskr√§ften helfen, den passenden F√ľhrungsstil zu finden und optimale Prozesse und Abl√§ufe zu definieren.