Risiko Homeoffice: Diese vier Risiken sollten Sie managen
Viele Unternehmen sammeln erste Erfahrungen mit Homeoffice – positive aber auch negative. Wer das nicht dem Zufall ĂŒberlassen möchte, sollte sich mit typischen Herausforderungen und Risiken im Homeoffice beschĂ€ftigen. In diesem Artikel stellen wir typische Risiken vor, die Unternehmen managen sollten, um Homeoffice dauerhaft und erfolgreich umsetzen zu können.
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Eine von der Bitkom zu Beginn des Corona-Lockdowns 2020 durchgefĂŒhrte Befragung fand heraus, dass jeder zweite BerufstĂ€tige ganz oder zumindest teilweise (im Sinne einer hybriden Organisation) im Homeoffice arbeitet. Vor der Pandemie lag die Quote noch bei rund 20 Prozent. Entsprechend war das mobile Arbeiten fĂŒr die meisten Arbeitgeber zwar eine willkommene Notlösung, jedoch gleichzeitig mit groĂen Unsicherheiten verbunden. Viele Unternehmen stehen nun vor der Herausforderung die temporĂ€re Lösung in eine sichere und zuverlĂ€ssige Dauerlösung zu ĂŒberfĂŒhren. Ob Homeoffice als Dauerlösung gelingt, lĂ€sst sich zum gröĂten Teil beeinflussen und steuern. Homeoffice bietet Vorteile, doch Arbeitgeber mĂŒssen auch die Risiken kennen, um Sie managen zu können. Zu den typischen Risiken im Homeoffice zĂ€hlen beispielsweise die mangelnde IT-Sicherheit, das Thema Datenschutz und die mangelnde informelle Kommunikation.
Risiko #1: Flurfunk im Homeoffice
Eine kurze Unterhaltung an der Kaffeemaschine, ein gemeinsames Mittagessen oder ein unerwartetes Wiedersehen auf den BĂŒrogĂ€ngen: Das Arbeiten in den RĂ€umlichkeiten des Arbeitgebers bietet den BeschĂ€ftigten viele zufĂ€llige Gelegenheiten des Flurfunks, also Begegnungen von Mitarbeitern mit informeller Kommunikation. Auch im Homeoffice haben Mitarbeiter das BedĂŒrfnis nach Aufmerksamkeit und Kommunikation jenseits von offiziellen Meetings und formalen EntwicklungsgesprĂ€chen. Mitarbeiter wollen sich ĂŒber Themen austauschen, die ĂŒber die Arbeit hinausgehen. Sie wollen auch ĂŒber Themen und Entwicklungen im Unternehmen informiert bleiben, die nicht auf der offiziellen Agenda stehen.
Der Flurfunk hat bekanntermaĂen Vorteile fĂŒr Unternehmen. Es fördert das ZusammengehörigkeitsgefĂŒhl (Wir-GefĂŒhl) der Mitarbeiter, stĂ€rkt die Unternehmenskultur und stellt die zusĂ€tzliche Informationsverbreitung sicher. Mit der Verlagerung der Mitarbeiter ins Homeoffice entsteht das âRisiko des mangelnden Flurfunksâ. Je nachdem, ob die BeschĂ€ftigten permanent oder nur teilweise im Homeoffice tĂ€tig sind, nimmt dieses Risiko zu und es bedarf entsprechender MaĂnahmen. Laden Sie Ihre Homeoffice Mitarbeiter beispielsweise einmal in der Woche zu einem digitalen Stammtisch per Videochat ein oder bringen Sie FĂŒhrungskrĂ€fte und Homeoffice-Mitarbeiter beim tĂ€glichen Login per Video zusammen, so wie es beispielsweise asf GmbH mit seinen 1.300 Mitarbeitern erfolgreich praktiziert.
Risiko #2: IT-Sicherheit im Homeoffice
Corona hat viele IT-Abteilungen ans Limit gebracht. Binnen kĂŒrzester Zeit mussten neue Rechner und VPN-Dienste fĂŒr das mobile Arbeiten bereitgestellt werden. IT-Abteilungen haben Ad-hoc-Lösungen entwickelt, um Mitarbeitern im Homeoffice den schnellen Zugriff auf Unternehmensdaten zu ermöglichen. Viele kleinere und mittelstĂ€ndische Unternehmen haben auf diese Weise digitales Neuland betreten und gleichzeitig neue IT-Sicherheitsrisiken fĂŒr das Unternehmen geschaffen.
Um die kurzfristige ArbeitsfĂ€higkeit des Unternehmens aufrechtzuerhalten, wurden die SofortmaĂnahmen vieler Unternehmen gröĂtenteilsâŻohne konzeptionelle VorbereitungsmaĂnahmenâŻumgesetzt. Mit Corona wurden Kompromisse bei der IT-Sicherheit akzeptiert, die zuvor aufgrund ihrer Risiken nicht genehmigt worden wĂ€ren. Schwache IT-Sicherheitskonzepte erhöhen das Risiko von Cyberangriffen. Der Diebstahl von Informationen und IdentitĂ€ten, die Erpressung von Leistungen, die Manipulation der SystemintegritĂ€t und Angriffe auf die SystemverfĂŒgbarkeit sind die möglichen Risiken und Konsequenzen.
Um den sicheren Dauerbetrieb von Homeoffice sicherzustellen, bedarf es einer ausfĂŒhrlichen Bewertung der Prozesse und IT-Strukturen hinsichtlich der Eignung fĂŒr dezentrale Arbeitsplatzorganisationen. Der Analyse folgt die Risikobewertung und die nötige Anpassung der IT-Systeme. Wurden beispielsweise privaten Rechner (âBYODâ) im Homeoffice bis dato geduldet, mĂŒssen diese nun mit höheren Sicherheitsstandards angebunden werden. Eine VPN Verbindung reicht nicht aus, um Sicherheitsrisiken auszuschlieĂen. Konnte beispielsweise bis dato jeder Mitarbeiter von unterwegs mit Benutzername und Passwort auf das Unternehmensnetzwerk zugreifen, werden im Homeoffice Dauerbetrieb VPNs und 2-Faktoren-Authentifizierung obligatorisch. IT-Verantwortliche mĂŒssen mehr denn je einen Spagat zwischen Sicherheit, PraktikabilitĂ€t und Kosten leisten.
Risiko #3: Datenschutz im Homeoffice
Der Datenschutz und insbesondere der Schutz von personenbezogenen Daten ist in der europĂ€ischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem neuen Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu) geregelt. Der VerstoĂ kann von Datenschutzbehörden geahndet werden. Es drohen empfindliche BuĂgelder bis zu 20 Millionen Euro oder bis zu 4 Prozent des gesamten weltweit erzielten Jahresumsatzes im vorangegangenen GeschĂ€ftsjahr; je nachdem, welcher Wert der höhere ist. Der mangelnde Datenschutz stellt ein finanzielles Risiko dar. Hinzu kommt der mögliche Reputationsschaden, der sich in UmsatzeinbuĂen ausdrĂŒckt und das GeschĂ€ft auf Jahre schĂ€digen kann.
Die DSGVO ist nicht neu und der Arbeitgeber als datenschutzrechtlich Verantwortlicher ist auch im Homeoffice fĂŒr die Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet. Wenn beispielsweise Zugriffs-, Autorisierungs- und Authentifizierungsrichtlinien nicht durchgedacht sind, kann es passieren, dass Mitarbeiter auf Daten zugreifen können, die Sie nicht sehen sollten. Je nach dem wo das Homeoffice ist, besteht die Gefahr, dass auch Dritte Daten einsehen können. Die Herausforderung fĂŒr den Arbeitgeber liegt nun darin, geeignete *technische und organisatorische MaĂnahmen (TOM)* zu ergreifen, um die Datensicherheit im Homeoffice zu gewĂ€hrleisten. Bei der Auswahl der TOM sollen das Schutzniveau nach Stand der Technik und das Risiko fĂŒr die Betroffenen in Einklang gebracht werden. Nach Artikel 32 DSGVO schlieĂen die getroffenen MaĂnahmen unter anderem Folgendes ein:Â
- Â die Pseudonymisierung und VerschlĂŒsselung personenbezogener Daten;Â
- die FĂ€higkeit, die Vertraulichkeit, IntegritĂ€t, VerfĂŒgbarkeit und Belastbarkeit der Systeme und Dienste im Zusammenhang mit der Verarbeitung auf Dauer sicherzustellen;
- die FĂ€higkeit, die VerfĂŒgbarkeit der personenbezogenen Daten und den Zugang zu ihnen bei einem physischen oder technischen Zwischenfall rasch wiederherzustellen;
- ein Verfahren zur regelmĂ€Ăigen ĂberprĂŒfung, Bewertung und Evaluierung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen MaĂnahmen zur GewĂ€hrleistung der Sicherheit der Verarbeitung.Â
Der DSGVO-konforme Homeoffice Arbeitsplatz ist im Ergebnis eine Kombination aus organisatorischen Prozessen und technischen Lösungen. Die entsprechenden TOM können von Unternehmen zu Unternehmen abweichen. Als technische Lösung bietet sich Trusted Secure Desktop (TSD) an, um Mitarbeiter zuverlÀssig im Homeoffice anzubinden.
Risiko #4: Sind Ihre Mitarbeiter fĂŒr Homeoffice geeignet?
Nicht jeder Mitarbeiter ist geeignet, um von Zuhause aus zu arbeiten. Grundlegende technische Voraussetzungen wie z.B. ein leistungsfĂ€higer Internetanschluss muÌssen zwar erfuÌllt werden, reichen jedoch bei weitem nicht aus. Der Mitarbeiter muss auch notwendige Persönlichkeitseigenschaften mitbringen, damit er im alleinigen, eigenverantwortlichen Arbeiten auch die geforderte Leistung im Homeoffice erbringen kann. Die LeistungsfĂ€higkeit eines Mitarbeiters kann im Homeoffice zunehmen oder auch sinken. WĂ€hrend der eine im Home-Office produktiver ist, mangelt es dem anderen an Selbstdisziplin oder fĂŒhlt sich alleine unwohl und unsicher. Im Falle der asf GmbH konnte die ProduktivitĂ€t im Homeoffice um mehr als 20 Prozent gesteigert werden.
Nicht jeder Arbeitnehmer ist fĂŒr die Arbeit im Homeoffice geeignet. Das entsprechende Eignungsprofil zu erkennen und entsprechend zu fĂŒhren, ist eine typische Managementaufgabe. Mithilfe eines Persönlichkeits-Profils kann die voraussichtliche LeistungsfĂ€higkeit im Homeoffice prognostiziert werden. FĂŒr die Bewertung können u.a. das Bindungs– und BestĂ€tigungsbedĂŒrfnis, die Gewissenhaftigkeit, der Wille zur AuftragserfĂŒllung, die Ablenkbarkeit wĂ€hrend einer Aufgabe und die Selbstdisziplin herangezogen werden.Â
Wir möchten darauf hinweisen, dass wir keine Rechtsberatung anbieten und der vorliegende Artikel lediglich ein Informationsangebot darstellt. Wir ĂŒbernehmen keine GewĂ€hr auf VollstĂ€ndigkeit und Richtigkeit. Des Weiteren haben wir im Artikel aus GrĂŒnden der Einfachheit die mĂ€nnliche Schreibweise der âMitarbeiterâ gewĂ€hlt. Gemeint sind selbstverstĂ€ndlich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gleichermaĂen. Gleichberechtigung und Vielfalt sind uns wichtig!